Komt je mail regelmatig aan in spam of zelfs helemaal niet? Goed nieuws, je kan er iets aan doen. Er zijn 4 hoofdredenen waarom e-mail in spam terecht komt.
Anti-spamsystemen en firewalls proberen patronen te vinden waardoor ze mails als spam kunnen categoriseren. Niet elk systeem is even effectief, maar heel dikwijls zijn er gelijkaardige oorzaken.

1. Opmaak van je mail

Laat ons starten bij het begin. E-mails die geen onderwerp bevatten, teveel HTML of afbeeldingen, bijlagen zonder andere echte inhoud, afzender of ontvanger zonder contactnaam,… Het zijn allemaal triggers die ertoe bijdragen dat je mail niet als een mail van een natuurlijk persoon eruit ziet.

Lijkt je mailtje op spam? Dan heb je een probleem. Terecht, want een e-mail die je naar iemand zendt die je niet kent, zonder inhoud maar met een afbeelding en zonder titel is simpelweg spam. Stuur je tricky mails in de grijze zone? Stop ermee. Doe het op een goeie manier.

Automatisch testen kan je via tools als Mail Tester.

2. IP of server in blacklist

Als er in het verleden spam via je e-mailadres, domein of IP-adres verstuurd werd, kan het zijn dat je in een blacklist voorkomt.

Controleer als je op een blacklist staat

Er zijn honderden blacklists waar je vermeld kan worden. Al deze blacklists hebben 1 doel: vermijden dat er spam in de inbox van hun klanten terecht komt. Al deze blacklists individueel controleren is wat onpraktisch, dus maak je beter gebruik van tools als de blacklist checker van MXtoolbox, waarmee je automatisch in 100+ belangrijke blacklists zoekt.

Blacklist verwijderen

Ook al werd je wachtwoord geraden, werd het systeem gehackt of heb je écht spijt dat je echt spam verstuurd hebt, je staat terecht voor je daden. Toch krijg je als spamzondaar meestal een tweede kans. Je kan bij bijna altijd een removal vragen van de blacklist. Elk systeem werkt anders, maar meestal komt het erop neer dat je via een formuliertje belooft het niet meer te doen en dat je alle maatregelen genomen hebt om het te vermijden. En je zorgt maar beter dat het geen loze woorden zijn, een tweede keer is het meestal niet zo eenvoudig.

3. Weinig autoriteit

Soms kan het zijn dat je helemaal niets mis doet, maar dat je alsnog in spam terecht komt. Een aantal grotere e-mailaanbieders negeren “nieuwe” domeinnamen of mailservers zonder trackrecord. Elke e-mailprovider gaat hier anders mee om. Het kan helpen om eerst naar alle eigen mailadressen te sturen bij de grotere e-mailproviders en te zorgen dat je overal je mail uit spam gaat vissen, maar zekerheid heb je hierdoor natuurlijk niet. Dan kan je beter je e-mail een hogere betrouwbaarheid geven (zie verder).

4. Niet te verifiëren verzender

E-mail is een oud systeem die in het begin eigenlijk al lek was. Je kan bijvoorbeeld perfect via de php mail functie zeggen dat de mail verstuurd werd via een zelf gekozen mailadres. Door de grote hoeveelheden spam zijn er echter verschillende verificatiemechanismes en protocollen opgezet, om misbruik te voorkomen. Weg was hiermee de mogelijkheid om als puber gniffelend je broer te laten geloven dat hij een mail kreeg van een bekend persoon.

Door die verificatiesystemen kan het nu zijn dat e-mail die door je website verstuurd werd niet aankomt, simpelweg omdat je website een ander IP heeft dan waar je e-mailhosting zit. In een volgende post gaan we dieper in op de systemen om e-mails te authentificeren: SPF, DKIM en DMARC.